Wykonywanie lotniczej działalności gospodarczej w zakresie obsługi naziemnej w portach lotniczych nakłada na podmiot obowiązek uzyskania certyfikatu zgodnie z art. 160 a następnie zezwolenia na jej prowadzenie, zgodnie z art. 173, ust. 1, pkt 2) ustawy Prawo lotnicze.

Szczegółowe zasady, tryb dokonywania i zakres oraz kryteria oceny, czy dany podmiot spełnia wymagania niezbędne w procesie certyfikacji określone są w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 6 maja 2003 r. ws. certyfikacji działalności w lotnictwie cywilnym (Dz.U. Nr 146, poz. 1421).

Wyczerpującym źródłem wiedzy na temat prowadzenia certyfikacji jest PNH (Decyzja Nr 23 Prezesa ULC z dnia 16 kwietnia 2004 r. w sprawie wprowadzenia do stosowania Podręcznika certyfikacji agenta obsługi naziemnej (Dz. Urz. ULC nr 2 z dnia 16 kwietnia 2004 r.), który przedstawia obowiązujące przepisy i wymagania dotyczące prowadzenia lotniczej działalności gospodarczej w zakresie obsługi naziemnej, jak również przedstawia procedury prowadzenia procesu certyfikacji agenta obsługi naziemnej.

Podstawowy proces certyfikacji składa się z pięciu (5) kolejno następujących po sobie 5 faz:

• Faza przed-aplikacyjna – zainicjowana listem intencyjnym podmiotu zamierzającego podjąć działalność gospodarczą w zakresie obsługi naziemnej, podpisanym przez upoważnione osoby, w którym aplikant przedstawia plany dotyczące rodzaju i zakresu działalności, krótką charakterystykę przedsiębiorstwa i ewentualne dotychczasowe doświadczenia lotnicze. Celem tej fazy procesu certyfikacji jest szczegółowe zapoznanie nowo tworzących się lub wznawiających działalność firm lotniczych (aplikanta) z zasadami i procedurami prowadzenia certyfikacji, wymaganymi dokumentami oraz wzorami formularzy, w trakcie kontaktów bezpośrednich oraz podczas spotkania przedaplikacyjnego, w którym powinni uczestniczyć przedstawiciele kadry kierowniczej firmy a ze strony ULC przedstawiciele LOL, LOB, LTT, LPL i LER.
• Faza formalnej aplikacji – złożenie wniosku na formularzu określonym w PNH. Faza formalnej aplikacji ma na celu zgromadzenie dokumentów potwierdzających zdolność aplikanta do wykonywania usług przedstawionych we wniosku o wszczęcie procesu certyfikacji.
• Faza oceny dokumentacji – zatwierdzanie złożonego przez operatora Podręcznika agenta obsługi naziemnej oraz wszelkich innych instrukcji wykonawczych
• Faza testów praktycznych – etap sprawdzania zdolności do bezpiecznego prowadzenia deklarowanej działalności operacyjnej w zakresie obsługi naziemnej statków powietrznych w portach lotniczych.
• Faza wydania Certyfikatu AHAC – uzgodnienie treści specyfikacji operacyjnej zgodnej z oczekiwaniami agenta jak też z wynikami audytu certyfikacyjnego oraz redakcja i wydanie certyfikatu AHAC.

Do wniosku o wszczęcie procesu certyfikacji (podpisanego przez osobę upoważnioną w firmie) należy załączyć następujące dokumenty:

• Wypis z Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) (8)
• Dowód wniesienia opłaty lotniczej w wysokości określonej w rozporządzeniu w sprawie opłat lotniczych
• Harmonogram certyfikacji (HC)
   plik do pobrania 45.50 Kb
• Charakterystyka przedsiębiorstwa (OPQ)
   plik do pobrania 53.00 Kb
• Charakterystyki zawodowe personelu kierowniczego (CHZ)
   plik do pobrania 39.00 Kb
• Kopia polisy NW/OC z opłaconą składką(6)
• Podręcznik agenta obsługi naziemnej
• Kopie umów z podwykonawcami
• Informacja nt . zatwierdzenia Programu ochrony przewoźnika złożonego do zatwierdzenia w Departamencie Ochrony i Ułatwień w Lotnictwie Cywilnym (LOB)